PETUNJUK PEMBUATAN LAPORAN KEGIATAN

Oleh : Acep K. Hidayat Susanto*


Laporan kegiatan adalah pemaparan hasil dari aktivitas yang telah dilaksanakan sebagai bagian dari tertib administrasi sebagai bukti dan bahan penilaian, apresiasi atau bahan evaluasi. Laporan kegiatan menggambarkan kegiatan yang telah dilaksanakan secara global/garis besar. Selain itu laporan kegiatan juga biasanya disampaikan kepada badan/intansi/lembaga atau orang yang ada pada level/tingkat paling atas.

Pada dasarnya tidak ada format yang baku bagi pembuatan bentuk dari laporan kegiatan. Yang pasti didalam laporan kegiatan, ada beberapa hal yang harus tercantum yang merupakan hal pokok dari kegiatan yang telah dilaksanakan diantaranya : penyelenggara, nama kegiatan, pelaksanaan kegiatan, deskripsi singkat kegiatan, laporan keuanga, saran-saran dan penutup.

Adapun untuk format laporan kegiatan di lingkungan Gerakan Pramuka, ada juga hal-hal yang tidak boleh terlewatkan, misalnya untuk rincian penyelenggara dan/atau peserta, dikarenakan adanya beberapa unsur yang khas dan tidak terdapat di organisasi yang lain, misalnya : Majelis Pembimbing, Andalan, Karyawan , Pelatih, Pembina, Penegak, Pandega, Penggalang, Siaga dan sebagainya.

Untuk contoh dan penjelasan format laboran kegiatan dapat diperhatikan dibawah ini :

I. JAJARAN PENYELENGGARA
Jajaran penyelenggara adalah Badan/Intansi/Lembaga yang memiliki dasar hukum dan kewengangan untuk mengadakan sebuah kegiatan/acara

II. KEGIATAN
Kegiatan berisikan nama kegiatan, waktu dilaksanakannya kegiatan dan tempat pelaksanaan kegiatan

III. PELAKSANA
Pelaksana kegiatan merupakan Panitia yang menyelenggarakan kegiatan/acara yang mendapat kewenangan untuk mengelola dan mengurusi teknis kegiatan. Untuk pelaksana kegiatan biasanya mencantumkan Nama ketua panitia, jabatan di pramuka dan jabatan pokok (jabatan dinas) serta personal badan pelaksana.

IV. JUMLAH PESERTA
Jumlah peserta mencantumkan jumlah dari rincian unsur anggota gerakan pramuka yang mengikuti kegiatan tersebut

V. PELAKSANAAN
Pelaksanaan kegiatan mendeskripsikan ringkasan kegiata dari awal sampai akhir, kejadian yang terjadi, hal-hal yang dianggap penting untuk laporan atau publikasi. Apabila kegiatannya berupa perlombaan dan kompetisi, dapat juga di cantumkan hasil dari kejuaraan tersebut, atau apabila kegiatannya berbentuk seminar, dapat di sebutkan juga siapa narasumbernya dan darimana.

VI. ANGGARAN BIAYA
Urusan dana biasanya menjadi hal yang sangat urgen, dan sangat sensitif. Ole karena itu sumber, asal dan penggunaannya harus jelas dan dapat dipertanggung jawabkan akuntabilitasnya.
Anggaran dana menginformasikan asal dan sumber dana diperoleh dari mana saja, dan digunakannya untuk apa saja.

VII. KESIMPULAN
Kesimpulan berisikan ringkasan atau point gambaran dari kegiatan secara umum.

VIII. SARAN-SARAN
Berisikan tentang usulan yang mungkin dilakukan untuk kegiatan kedepannya, baik ditujukan buat atasan, ataupun buat yang berkepentingan

IX. PENUTUP
Berisikan kata-kata penutup

*) Penulis adalah Sekretaris II DKC Sumedang dan Ketua DKR Tanjungkerta